Основой создания проекта послужил библиографический указатель «Тверские карелы», изданный информационно-библиографическим отделом при долевом финансировании ОБ и национально-культурной автономии тверских карел.

Поиски письменных источников проводились в Государственном архиве Тверской области, изучены архивные фонды краеведов А.А. Белякова, А.Н. Вершинского, А.И. Лебедева и сделаны копии отсутствующих в фонде документов.

Проблема состояния книжных собраний по истории, культуре, быту тверских карел в библиотеках, работающих в территориях с компактным проживанием карельского населения, изучались как один из аспектов их деятельности на областном семинаре «Роль библиотек в возрождении культуры и языка тверских карел». Средства на проведение семинара были выделены комиссией программы поддержки родственных финно-угорских народов Финляндии. Информация о книгах, газетах на карельском языке, сохранившихся в фондах сельских библиотек, прозвучала в ходе обмена опытом участников семинара, на выездном занятии. Издания были любезно предоставлены разработчикам проекта. Выезд в Козловскую сельскую библиотеку-музей карельского быта (Спировский район) позволил сделать фотографии экспонатов музея, видеозапись песен, танцев, исполненных на показательном мероприятии «Дни карельской культуры».

Отбор текстов сказок, заговоров, пословиц произведен доцентом Тверского государственного университета, редактором газеты «Karielan Sana» Л.Г. Громовой. Не увенчались успехом поиски на территории области звукозаписи карельского плача в исполнении А.А. Шутяевой, записанные финским ученым П. Виртаранта. Кассету с его записью, а также разрешение на публикацию в Интернет привез из Финляндии М. Йесканен, магистр философии г. Йоэнсуу, преподававший в то время в ТвГУ.

При содействии НКО тверских карел для создаваемой базы данных получены фотографии и биографические справки председателей общества и национально-культурной автономии, а также аудио-, видеозаписи передач тверской телерадиокомпании о верхневолжских карелах.

В период подготовки проекта значительно пополнились фонды ОБ трудами российских и финских ученых. Из РГБ и РНБ получены копии материалов из сборников и монографий, архивные документы, в том числе, научные работы 19 века (например, «Историко-статистическая заметка о Карелахъ Тверской губернии» В.И. Покровского, Д. Заметки о тверских карелах В.И. Рихтера (1904).

Налажены связи с исследователями этнографии и письменности карел О.М. Фишман (Санкт-Петербург), А.В. Пунжиной (Петрозаводск) и другими. Получены в дар материалы от сына Г.Н. Макарова, ученого и специалиста по тверским говорам и фольклору.